Một số giải pháp cắt giảm chi phí hữu hiệu nhất khi sử dụng máy photo cho văn phòng của bạn

Mô tả chi tiết

Sử dụng máy photocopy để đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng nhiều tại các văn phòng, xí nghiệp. Việc tránh lãng phí khi in ấn với máy photocopy sẽ giúp đơn vị tiết kiệm chi phí tối đa. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc có thêm những kiến thức hữu ích về các mẹo tiết kiệm chi phí khi in ấn.

Các giải pháp tránh lãng phí khi in ấn bằng máy photocopy hiệu quả

Sử dụng máy photo như thế nào tiết kiệm chi phí là điều mà nhiều bạn đọc quan tâm hiện nay. Bởi điều này cực kỳ quan trọng để tối ưu chi phí bỏ ra, giúp tiết kiệm ngân sách cho đơn vị. Một số giải pháp khi sử dụng máy photo được Nhật Nam JSC tư vấn như sau:

Tiết kiệm mực in – Tránh lãng phí khi in ấn

Khi sử dụng máy photo chúng ta nên chọn chế độ tiết kiệm mực thay vì để ở chế độ bình thường. Ngoài ra chúng ta nên vệ sinh hộp mực thường xuyên và đảm bảo đúng cách. Bởi khi chúng ta sử dụng máy photo lâu dài mà không vệ sinh hộp mực sẽ gây tình trạng ống dẫn mực tắc nghẽn. Từ đó gây ra quá trình cung cấp lượng mực quá nhiều hay quá ít làm ảnh hưởng chất lượng bản in.

Lưu ý, chúng ta cần xem xét kỹ tài liệu trước khi in để tránh xảy ra tình trạng in sai, in dư thừa lãng phí. Lựa chọn số bản photo phù hợp chính là biện pháp để tiết kiệm  chi phí đáng kể cho người dùng.

Ngoài ra, chúng ta chỉ nên chọn chế độ in hay photocopy màu đối với các văn bản tài liệu thật sự cần thiết. Bên cạnh đó nên chọn chế độ photo thường trắng đen đối với các văn bản thông dụng. Điều này cũng giúp người dùng tiết kiệm được số lượng mực in và chi phí mua mực in.

Cách tiết kiệm điện năng đối với máy photocopy

Thực tế trong quá trình sử dụng thì máy photocopy là thiết bị tiêu tốn nhiều điện năng, gây hao điện. Do đó, để tránh lãng phí khi in ấn thì chúng ta nên tiết kiệm chi phí điện năng sử dụng. 

Ví dụ như bạn mở máy 24/24 sẽ tiết kiệm thời gian khởi động nhưng gây tình trạng lãng phí điện năng. Nguy hiểm hơn còn khiến cho máy không giải nhiệt được trong thời gian dài.

Chính vì thế, chúng ta nên ưu tiên tắt máy photocopy vào ban đêm hoặc ngày cuối tuần khi không sử dụng. Ngoài ra, khi không sử dụng máy trong thời gian ngắn chúng ta nên để thiết bị vào chế độ ngủ đông hoặc Power Save.

Bạn đọc có thể chọn lựa các dòng máy photo trang bị cảm biến thông minh phát hiện bóng tối, phát hiện người sử dụng. Đây là các tính năng thông minh có thể góp phần tiết kiệm điện năng cho gia đình. Quan trọng hơn đó chính là giúp kéo dài tuổi thọ máy photocopy và giảm thiểu chi phí sửa chữa.

Tiết kiệm giấy in khi sử dụng

Bên cạnh các cách tránh lãng phí khi in ấn nêu trên thì chúng ta cũng nên biết cách tiết kiệm giấy in. Sử dụng giấy in quá mỏng, giấy in quá dày sẽ có thể dẫn đến tình trạng kẹt giấy. Ngoài ra, các loại giấy in kém chất lượng sẽ khó bám mực, làm mờ chữ. Chính vì thế, việc chọn lựa loại giấy in phù hợp là điều vô cùng quan trọng khi in ấn, photo.

Đồng thời, trước khi in hay photo chúng ta cần thay đổi cài đặt trong các ứng dụng  Word, Excel… Những cài đặt đơn giản về việc căn lề trống, cỡ chữ, khoảng cách các hàng… cần có sự phù hợp để một trang giấy có nhiều chữ hơn giúp tiết kiệm.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng chức năng in hai mặt của máy photocopy. Chức năng này khá hữu ích với việc in tài liệu tham khảo, tài liệu sử dụng trong các công ty. Đừng quên kiểm tra kỹ lưỡng tài liệu trước khi sao chép, in ấn để tránh sai sót gây tốn kém giấy in. Đặc biệt, để tiết kiệm thì bạn nên thực hiện tái chế giấy nếu còn có thể sử dụng lại.

Những phương pháp này sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa giấy, mực, điện năng trong quá trình sử dụng máy photocopy. Để đảm bảo giảm điện năng, mực thì bạn cũng nên mua loại máy photo có chất lượng tốt và độ bền lâu dài.

Chọn đơn vị cung cấp máy photocopy chất lượng

Bên cạnh các cách tránh lãng phí khi in ấn bằng máy photo nêu trên thì chúng ta nên chọn dòng sản phẩm chất lượng để nâng cao tuổi thọ, hạn chế chi phí sửa chữa. Trong đó, Nhật Nam JSC là một trong các đơn vị uy tín lâu năm trong việc cung cấp dịch vụ thuê máy photocopy, máy in chất lượng cao.

Nhật Nam Jsc cam kết cung cấp Dịch vụ cho thuê máy photocopy chất lượng đến từ thương hiệu Ricoh rất nổi tiếng. Các loại Máy photo có nhiều mức công suất hoạt động với các phân khúc giá khác nhau đem đến sự đa dạng cho khách hàng. Đặc biệt, báo giá dịch vụ phải chăng, hợp lý so với nhiều đơn vị khác. Song song đó là chính sách hỗ trợ dịch vụ kỹ thuật, bảo hành ưu việt tạo sự an tâm cho quý khách.

Trên đây là các cách tránh lãng phí khi in ấn sử dụng máy photocopy mà bạn đọc nên áp dụng. Để sở hữu được chiếc máy photo bền bỉ, đẹp mắt, hoạt động tốt bạn hãy liên hệ ngay với chúng tôi khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ !