Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy hay mua máy mới?

Mô tả chi tiết

Trong bài viết này, Nhật Nam JSC sẽ điểm qua các ưu và nhược điểm của cả hai lựa chọn để giúp các khách hàng đưa ra quyết định phù hợp nhất cho nhu cầu của mình.

1. Tác dụng của máy photocopy trong công việc

1.1. Sao chép (Copy)

Sao chép là tính năng cơ bản của máy photocopy, mà chắc hẳn bạn đã quen thuộc với nó. Ngoài ra, máy photocopy cũng có khả năng sao chép dữ liệu từ máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ khác để in ra tài liệu với nhiều kích thước khác nhau.

1.2. In ấn (Print)

Với sự tiến bộ của công nghệ, máy photocopy hiện đại không chỉ có chức năng sao chép mà còn có khả năng in ấn. Điều này giúp tiết kiệm không gian và chi phí, vì bạn không cần sử dụng máy in riêng biệt.

1.3. Quét (Scan)

Chức năng quét là một tính năng quan trọng của máy photocopy trong thời đại hiện nay. Bạn có thể dễ dàng quét các tài liệu cần gửi qua email hoặc lưu trữ, mà không cần giữ lại bản gốc.

1.4. Fax

Máy photocopy cũng tích hợp tính năng fax, giúp tiện lợi hơn trong việc gửi và nhận fax trong các văn phòng, công ty hay trường học.

1.5. Binding

Binding là một tính năng đặc biệt ít được sử dụng của máy photocopy. Tuy nhiên, nó rất hữu ích trong việc tạo các tài liệu ràng buộc mà không cần phải sử dụng máy ràng buộc riêng biệt.

2. So sánh dịch vụ cho thuê máy photocopy và mua máy photocopy mới

2.1. Khi mua máy photocopy

* Ưu điểm:

• Sở hữu thiết bị mang lại khả năng kiểm soát mọi hoạt động và công suất sử dụng.
• Tiết kiệm thời gian in ấn và sao chép, không cần phải tuân theo các quy định hoặc định mức như khi sử dụng dịch vụ thuê máy photo .
• Loại bỏ lo ngại về chi phí phát sinh hoặc việc đền bù khi thiết bị gặp sự cố, một vấn đề thường gặp khi thuê máy.
• Không cần phải chi trả tiền thuê máy hàng tháng, giúp tiết kiệm chi phí.

• Chi phí ban đầu để mua máy photocopy có thể khá cao và còn đi kèm với nhiều chi phí phát sinh như việc thay thế vật tư, bảo dưỡng và vệ sinh máy.
• Việc bảo dưỡng và vệ sinh đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để tránh lãng phí và đảm bảo tuổi thọ của máy.
• Máy photocopy chỉ có thể sử dụng trong một thời gian nhất định và nếu muốn điều chỉnh công suất, việc phải mua máy mới sẽ gây ra chi phí đầu tư lớn.

2.2. Khi thuê máy photocopy

*Ưu điểm:

• Tiết kiệm được một khoản lớn trong việc đầu tư mua máy, cũng như các chi phí bảo dưỡng và vệ sinh máy.
• Không cần lo lắng về việc bảo dưỡng, vệ sinh máy hoặc thay thế linh kiện định kỳ.
• Hợp đồng thuê máy photocopy thường đi kèm đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ để kiểm tra và sửa chữa các sự cố.
• Có thể sử dụng các loại máy mới nhất mà không cần phải chi một khoản tiền lớn.
• Dịch vụ có chất lượng cao và được duy trì suốt thời gian thuê máy.

• Sự hạn chế về công suất hoạt động của máy, số lượng bản sao chụp và bản in thường được quy định cụ thể trong hợp đồng thuê.
• Do là máy thuê, người dùng có thể cảm thấy hạn chế hơn so với việc sử dụng máy mua.
• Việc sử dụng cẩn thận là cần thiết để tránh việc hư hỏng và chi phí bồi thường phát sinh.

3. Đơn vị cho thuê máy photocopy màu uy tín tại Hà Nội

Nhật Nam JSC đang là sự lựa chọn hàng đầu cho dịch vụ cho thuê máy photocopy uy tín và chất lượng. Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong ngành, Nhật Nam JSC không ngừng nỗ lực để mang đến dịch vụ tốt nhất, nhằm xây dựng niềm tin từ khách hàng qua từng trải nghiệm.

• Cung cấp máy photocopy chất lượng chính hãng.
• Cam kết máy mới tới 90%.
• Dịch vụ sửa chữa trong vòng 4 giờ.
• Cam kết đổi máy mới trong vòng 48 giờ nếu máy không được khắc phục.
• Phí đặt cọc thấp, dễ dàng tiếp cận dịch vụ.